gambar: https://rhombergrail.rhomberg-sersa.com
Alat dan Teknik Perbaikan Mutu Alat dan teknik mutu adalah media untuk dapat mengidentifikasi dan memecahkan persoalan secara kreatif.
1. Brainstorming Brainstorming adalah sebuah alat ideal TQM. Brainstorming juga menyenangkan dan produktif untuk digunakann. Di samping itu, Brainstorming juga bias meningkatkan kreatifitas dan mengembangkan ide-ide atu isu-isu secara tepat. Brainstorming yang berhasil adalah membuat para staf berdaya cipta dan terbebas dari segala bentuk tekanan.
Menggunakan brainstorming harus mengikuti aturan-aturan sederhana sebagai berikut:
a. Harus betul-betul memahami brainstorming.
b. Menetapkan seseorang untuk mencatat ide-ide nyata.
c. Mendata semua ide yang muncul.
d. Tidak mendiskusikan atau mengkritik ide-ide.
e. Membangun ide berdasarkan ide-ide sebelumnya.
Alat dan teknik perbaikan mutu Sebelum sesi dimulai pertama-tama peserta diberi briefing mengenai masalah yang akan dibrainstormingkan. Sesi yang sesungguhnya harus dilakukan dengan minimal 4 aturan dasar brainstorming dengan bantuan fasilitator.
Aturan dasar tersebut:
a. Tidak ada kritik ataupun kecaman.
b. Mendorong pemikiran yang tidak terbatas.
c. Cari sebanyak mungkin gagasan dari banyak orang.
d. Gabungkan gagasan yang ditawarkan oleh orang yang berbeda-beda.
Keunggulan teknik ini adalah:
1) Menciptakan kesempatan seluas-luasnya bagi ide-ide kreatif.
2) Memfasilitasi lingkungan dimana para individu merasa tidak terancam.
3) Dapat membuka jalan baru untuk memecahkan masalah-masalah lama.
Kelemahan dari teknik ini antara lain:
1) Ada kemungkinan sulit untuk menunjukkan masalah.
2) Keengganan berpartisipasi/takut akan celaan atau komentar yang negatif.
3) Kecaman selama sesi berlangsung.
4) Penghindaran masalah memerlukan judgment nilai.
5) Kesulitan dalam memilih macam masalah.
2. Afinitas Jaringan Kerja
Tehnik ini digunakan apabila ada tuntutan untuk mengelompokkan sejumlah ide, opini atau isu yang luas dan perlu dikategorikan. Tujuan tehnik ini adalah untuk mengidentifikasi ide-ide yang memiliki keterkaitan lebih dari pada yang lain dan untuk mengelompokkan sesuai dengan keterkaitannya.
Afinitas jaringan kerja adalah sebuah proses tim yang sederhana dan kuat, yang diawali dengan brainstorming. Isu-isu yang yang dipecahkan perlu mendapatkan tekanan yang jelas dan harus dipahami oleh semua anggota tim. (Edward, 2010: 199- 200)
3. Diagram Tulang Ikan Atau Diagram Ishikawa
Tehnik ini disebut dengan diagram tulang ikan atau diagram Ishikawa. Ishikawa diambil dari nama Kaoru Ishikawa, yaitu orang yang pertama kali menggunakannya. Tehnik tersebut menganjurkan tim untuk mematahkan seluruh factor yang menyebabkan terjadinya masalah pada hasil yang diinginkan.
Pemetaan tersebut dapat dilaksanakan secara baik melalui sesi brainstorming. Tujuannya adalah untuk mendata seluru factor yang mempengaruhi mutu dari sebuah proses dan selanjutnya untuk memetakan inter-relasi antar factor-faktor tersebut.
Diagram sebab-akibat adalah suatu pendekatan terstruktur yang memungkinkan dilakukan suatu analisis yang lebih terperinci dalam menemukan penyebab suatu masalah, ketidaksesuaian, dan kesenjangan yang terjadi.
Diagram ini dapat digunakan dalam situasi dimana, (1) terdapat pertemuan diskusi dengan menggunakan brainstorming untuk mengidentifikasi mengapa suatu masalah terjadi (2) diperlukan analisis terperinci terhadap suatu masalah, dan (3) terdapat kesulitan untuk memisahkan penyebab dari akibat.
Penggunaan diagram ini mengikuti langkah-langkah sebagai berikut:
a) Dapatkan kesepakatan tentang masalah yang terjadi dan ungkapkan masalah itu sebagai suatu pertanyaan masalah.
b) Temukan sekumpulan penyebab yang mungkin, dengan menggunakan teknik brainstorming atau membentuk anggota tim yang memiliki ide-ide yang berkaitan dengan masalah yang sedang dihadapi.
c) Gambarkan diagram dengan pertanyaan mengenai masalah untuk ditempatkan pada posisi kanan (membentuk kepala ikan) dan kategori utama ditempatkan pada cabang utama (membentuk tulangtulang besar dari ikan). Kategori utama dapat diubah sesuai kebutuhan.
d) Tetapkan setiap penyebab dalam kategori utama yang sesuai dengan menempatkannya pada cabang yang sesuai.
e) Untuk setiap penyebab yang mungkin, tanyakan “mengapa” untuk menemukan akar penyebab, kemudian tulislah akar-akar penyebab itu pada cabang-cabang yang sesuai dengan kategori utama (membentuk tulang-tulang kecil dari ikan).
f) Interpretasi atas diagram sebab akibat itu adalah dengan melihat penyebab-penyebab yang muncul secara berulang, kemudian dapatkan kesepakatan melalui consensus tentang penyebab tersebut.
g) Terapkan hasil analisis dengan menggunakann diagram sebab-akibat, dengan cara mengembangkan dan mengimplementasikan tindakan korektif, serta memonitor hasil-hasil untuk menjamin bahwa tindakan korektif yang dilakukan itu efektif karena telah menghilangkan akar penyebab dari masalah yang dihadapi.
4. Analisis Kekuatan Lapangan
Analisis kekuatan lapangan adalah alat yang berguna untuk mempelajari situasi yang memerlukan perubahan. Ini didasarkan pada ide bahwa ada dua kekuatan yang saling berhadapan dalam sebuah usaha perubahan. Kekuatan pertama mendukung pada perubahan, sedangkan yang lainnya menolak perubahan.
Analisa tersebut memberikan sebuah tawaran yang bias dilakukan yaitu memperkuat kekuatan pendukeng dan menetralkan kekuatan yang menolak. Analisa ini merupakan sebuah alat yang membantu, karena ia menganjurkan identifikasi terhadap semua kekuatan yang terlibat. Sehingga, sebuah upaya yang dilakukan harus diarahkan pada area yang lebih mungkin dipengaruhi.
5. Pemetaan Proses
Teknik ini biasa digunakan untuk meyakinkan bahwa sebuah institusi mengetahui siapa pelanggannya dan biasa mengidentifikasi sumber daya yang diperlukan untuk melayani mereka. Diagram proses memberikan data tentang lingkungan dimana proses tersebut berlangsung dan control dilakukan terhadap lingkungan tersebut.
6. Flowcharts
Flowcharts merupakan alat yang penting digunakan jika sebuah masalahh memerlukan sebuah pendekatan yang sistematis, atau ketika sebuah aaktivitas perlu di petakan. Flowcharts bisa membantu mengidentifikasi langkah-langkah dalam proses. Salah satu elemen penting dari flowcharts adalah memetakan secara sederhana dan mudah. Memetakan sebuah proses atau prosedur dapat menungkatkan pengetahuan tentang proses tersebut an memperluas area peningkatannya.
7. Grafik Pareto
Grafik Pareto diambil dari nama akhir seorang ahli ekonomi Italia, Vilfredo Pareto. Upaya penanganan masalah harus dikonsentrasikan pada penyebab timbulnya masalah. Garafik Pareto merupakan bentuk peta vertical yang sederhana, yang membantu memecahkan masalah mutu. Grafik Pareto mengarahkan perhatian pada problem-problem yang dihadapi tim atau institusi.
8. Standarisasi
Standarisasi adalah usaha menetapkan standar yang di gunakan untuk mengukur prestasi. Hal ini biasanya dilakukan dengan cara mencari institusi terbaik dari sebuah kompetensi serta memahami cara mereka dalam menghasilkan mutu.
Dalam perusahaan, Standarisasi adalah alat yang sangat tepat dalam pengembangan sebuah produk baru. Alat ini melibatkan evaluasi terhadap produk baru berupa yang dihasilkan oleh industry terkemuka. Untuk memperolah standar tersebut, sebuah instansi harus melalui beberapa tahapan.
Standarisasi tidak hanya dinilai dari produk, tapi juga dinilai dari segi system yang digunakan untuk menghasilkan produk. Standarisasi merupakan sebuah cara menetapkan sebuah keuntungan kompetitif.
Dalam pendidikan ada beberapa contoh standarisasi yang bias digunakan untuk menguji dan melatih perkembangan staf. Guru dengan mudah bias mengunjungi institusi lain di daerah tertentu dan melihat bagaimana institusi tersebut berjalan.
Teknik yang digunakan untuk pengembangan sistem
1. Teknik manajemen proyek, yaitu CPM (Critical Path Method) dan PERT (Program Evaluation and Review Technique). Teknik ini digunakan untuk penjadwalan proyek.
2. Teknik untuk menemukan fakta (Fact Finding Technique), yaitu teknik yang dapat digunakan untuk mengumpulkan data dan menemukan fakta-fakta dalam kegiatan mempelajari sistem yang ada. Teknik ini diantaranya adalah wawancara (interview) persiapan yang dilakukan adalah buat janji pertemuan, pastikan orang yang akan diwawancarai, pokok permasalahan.
Pada saat wawancara yang perlu diperhatikan adalah siapa yang akan diwawancarai, pokok permasalahan, tanggapan, kapan akan bertemu kembali, observasi (observation), daftar pertanyaan (questionaires) dan pengumpulan sampel (sampling).
3. Teknik analisis biaya/manfaat (Cost Effectiveness Analysis atau Cost Benefit Analysis) adalah suatu teknik yang digunakan untuk menghitung biaya yang berhubungan dengan pengembangan sistem informasi seperti biaya pengadaan, biaya persiapan, biaya proyek, biaya operasi.
Serta manfaat yang didapat dari sistem informasi seperti manfaat mengurangi biaya, manfaat mengurangi kesalahan, manfaat meningkatkan kecepatan aktivitas, manfaat meningkatkan perencanaan dan pengendalian manajemen.
4. Teknik untuk menjalankan rapat. Tujuan dari rapat dalam pengembangan sistem diantaranya adalah untuk mendefinisikan masalah, mengumpulkan ideide, memecahkan permasalahanpermasalahan, menyelesaikan konflik - konflik yang terjadi, menganalisis kemajuan proyek, mengumpulkan data atau fakta, perundingan-perundingan.
Adapun tahapan pelaksanaan kegiatan adalah merencanakan rapat, menjalankan rapat dan menindaklanjuti hasil rapat.
5. Teknik Inspeksi (Walkthroug). Proses dari analisis dan desain sistem harus diawasi. Pengawasan ini dapat dilakukan dengan cara memverifikasi hasil dari setiap tahap pengembangan sistem.
Verifikasi hasil kerja secara formal disebut dengan inspeksi (inspection) sedangkan yang tidak formal disebut Walkthrough.
